CRM Cursuri și evenimente · modul BOCP
Înscrieri, facturi și mementouri pentru cursuri, fără tabele și fără emailuri trimise de mână.
CRM Cursuri și evenimente (Trainings & Events) este modulul din ERP-ul BOCP pentru cursuri, traininguri, webinarii și evenimente: înscrierile vin din formularul de pe site, factura de avans pleacă singură, restul sau ratele se facturează automat, iar participanții primesc mementouri pe email și SMS la ora pe care o alegi.
Te recunoști?
Ce se pierde când cursurile se țin în tabele și pe email
Șase situații pe care le auzim des de la centrele de formare și organizatorii de evenimente. Iată ce face BOCP pentru fiecare.
Copiezi înscrierile din email într-un tabel?
Formularul de înscriere stă pe site-ul tău. Fiecare înscriere intră direct în lista evenimentului, iar datele participantului se salvează în agenda de contacte.
Uiți să emiți factura de avans sau restul?
Factura sau proforma de avans se emite la înscriere și pleacă pe email. Restul se facturează automat cu câte zile alegi înainte de curs.
Cursurile lungi se plătesc în rate?
Alegi numărul de rate. Prima se facturează la înscriere, următoarele lunar, automat, fără să le mai urmărești.
Participanții uită de webinar?
Setezi pe eveniment mementouri pe email și SMS la ora exactă, de exemplu cu o zi și cu 15 minute înainte. Cine se înscrie în ultima clipă le poate primi imediat.
Nu știi cine a plătit și cine nu?
Pe fiecare eveniment vezi situația încasărilor, iar pe fiecare participant facturile, plățile și istoricul cursurilor la care a venit.
Același curs, în mai multe orașe și la mai multe date?
Un eveniment are mai multe sesiuni, fiecare cu locația, datele și trainerii ei. Participantul alege sesiunea, iar tu vezi pe fiecare cine vine.
Cum funcționează
Patru pași, de la anunț la ultima sesiune
Setezi evenimentul o dată. Înscrierile, facturile și mesajele vin după aceea singure.
Pas 1
Definești evenimentul
Prețul, variantele de participare cu preț propriu și preț early bird până la o dată, avansul și modul de facturare. Adaugi sesiunile, cu locație, date și traineri.
Pas 2
Primești înscrieri
Din formularul de pe site, adăugate manual din agenda de contacte, cu preț personalizat dacă e cazul, sau importate dintr-un fișier Excel.
Pas 3
Facturarea merge singură
La înscriere se emite proforma sau factura pentru avans și pleacă pe email. Restul se emite automat înainte de curs, sau ratele lunar.
Pas 4
Participanții sunt anunțați
Mementourile pe email și SMS pleacă la ora setată. Tu urmărești încasările și, după curs, arhivezi evenimentul.
Funcționalități
Ce face concret CRM Cursuri și evenimente
Evenimente și sesiuni
Fiecare curs are una sau mai multe sesiuni, cu perioadă, locație și traineri. Locațiile și trainerii se definesc o dată și se folosesc la toate evenimentele.
Prețuri, variante și reduceri
Variante de participare cu preț propriu, preț early bird valabil până la o dată, reducere procentuală pe participant aplicată la înscriere și, opțional, reducere automată după primul curs plătit integral.
Înscrieri din mai multe surse
Formular de înscriere pe site, cu câmpuri care se salvează direct în profilul clientului, adăugare manuală din agendă sau import din Excel. Factura poate merge pe firma care plătește, nu pe participant.
Facturare automată
Proformă, factură fiscală sau întâi proformă, apoi factură. Avans sau două tranșe, cu restul emis automat cu x zile înainte de curs, ori rate lunare egale. Seria și punctul de lucru se aleg pe eveniment.
Participanți și încasări
Situația încasărilor pe eveniment, fișa participantului cu istoricul cursurilor, mutarea unuia sau mai multor participanți la alt curs, arhivarea participărilor anulate și a evenimentelor încheiate.
Email și SMS către participanți
Șabloane de email și SMS cu numele participantului, al cursului, data, ora și locația. Trimiți manual unui grup selectat, acum sau programat, ori lași alertele automate să le trimită.
Nou · Mementouri la ora exactă
Fiecare eveniment cu mementourile lui, pe email și SMS
În tab-ul Alerte al evenimentului alegi mesajul, canalul și momentul. BOCP calculează ora pentru fiecare participant, după sesiunea la care s-a înscris.
Înainte sau după sesiune
În zile, ore și minute: cu o zi înainte de început, cu 15 minute înainte, sau la o oră după final, cu materialele de curs. Dacă muți sesiunea, mementourile care nu au plecat se mută odată cu ea.
Și pentru cei înscriși în ultima clipă
Bifezi opțiunea pe alertă, iar cine se înscrie după ce mesajul a plecat, dar înainte de sfârșitul sesiunii, îl primește imediat. Util pentru linkul de acces la webinar.
Vezi ce a plecat
Lista „Alerte trimise” arată, pe fiecare eveniment, ce mesaj a primit fiecare participant și când. Modulul vine cu șabloane gata făcute pentru „cu o zi înainte” și „cu 15 minute înainte”.
Legături
Merge mână în mână cu
Facturare
Facturile cursurilor sunt facturi BOCP obișnuite: aceleași serii, aceeași e-Factura, aceeași urmărire a încasărilor.
SMS și email
Gateway-urile SMS și conturile de email din care pleacă mesajele către participanți.
Celelalte CRM-uri
Lead-uri, service, SSM, retururi: toate pe aceiași clienți și aceeași agendă de contacte.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă organizatorii de cursuri
Cum se înscriu participanții?
Prin formularul de înscriere pus pe site-ul tău, prin adăugare manuală din agenda de contacte, cu preț personalizat dacă e nevoie, sau prin import dintr-un fișier Excel.
Cum se facturează o înscriere?
Alegi pe eveniment: proformă, factură fiscală sau întâi proformă și apoi factură. La înscriere se facturează avansul sau prima tranșă, iar restul se emite automat cu câte zile alegi înainte de curs. Pentru cursurile lungi poți factura în rate lunare egale.
Pot trimite mementouri cu 15 minute înainte de un webinar?
Da. În tab-ul Alerte al evenimentului setezi mementouri pe email și SMS în zile, ore și minute, înainte de începutul sesiunii sau după sfârșitul ei. Mesajul pleacă la ora calculată pentru sesiunea fiecărui participant.
Ce primește cine se înscrie în ultima clipă?
Dacă alerta are bifată opțiunea pentru înscrierile târzii, participantul care se înscrie după ce mesajul a plecat, dar înainte de sfârșitul sesiunii, îl primește imediat la înscriere.
Pot muta un participant la alt curs?
Da. Poți muta unul sau mai mulți participanți la alt curs, iar participările anulate se arhivează, fără să se piardă istoricul.
Începe astăzi
Vezi un curs cap-coadă pe datele tale
Facem un meet online și parcurgem împreună un eveniment: formularul de înscriere, facturile și mementourile către participanți.